7 Tips Tránh Sai Sót Khi Làm Thủ Tục Hải Quan – Kinh Nghiệm Cho Doanh Nghiệp Mới

Tip #2: Chuẩn bị bộ chứng từ đầy đủ và chính xác

Chứng từ không đầy đủ là lỗi phổ biến khiến tờ khai bị trả về hoặc bị yêu cầu bổ sung nhiều lần. Một số chứng từ bắt buộc:

• Hợp đồng thương mại
• Hóa đơn thương mại (Invoice)
• Phiếu đóng gói (Packing List)
• Vận đơn (Bill of Lading / AWB)
• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)
• Giấy phép nhập khẩu (nếu có)

Giải pháp:

• Tạo checklist chứng từ theo từng loại hình XNK
• Kiểm tra thông tin trên chứng từ có trùng khớp không
• Đối chiếu nội dung trước khi nộp hồ sơ khai báo

Tip #3: Chọn đúng loại hình tờ khai phù hợp

Việc chọn sai loại hình tờ khai sẽ khiến bạn:

• Khai sai mục đích nhập khẩu → sai thuế
• Không đúng quy trình quản lý của hải quan
• Gặp khó khăn trong hoàn thuế hoặc giải trình sau này

Ví dụ: Nhập máy móc về sản xuất nhưng lại chọn loại hình “kinh doanh tiêu dùng” → bị đánh thuế GTGT cao hơn.

Giải pháp:

• Tìm hiểu các loại hình tờ khai hiện hành (A11, A12, E31…)
• Hỏi ý kiến bên dịch vụ XNK hoặc hải quan nếu không chắc chắn
• Luôn kiểm tra kỹ trước khi “nhấn nút” khai báo

Tip #4: Nộp thuế đầy đủ và đúng hạn

Nhiều doanh nghiệp nghĩ rằng “thông quan rồi mới đóng thuế cũng được” – đây là hiểu lầm phổ biến.
Trên thực tế, chỉ khi thuế đã được nộp đầy đủ, hàng hóa mới được thông quan chính thức.

Giải pháp:

• Kiểm tra số thuế phải nộp ngay sau khi khai tờ khai
• Chuẩn bị sẵn tài khoản nộp thuế điện tử
• Không để sát hạn nộp mới xử lý vì hệ thống đôi khi quá tải

Tip #5: Ghi địa chỉ giao hàng thật chính xác

Nhiều doanh nghiệp ghi địa chỉ thiếu, nhầm xã/phường sau khi sát nhập hành chính, dẫn đến:

• Shipper không tìm được địa điểm
• Mất thêm thời gian và chi phí giao lại
• Hàng giao sai địa điểm gây rủi ro

Giải pháp:

• Ghi rõ tên công ty + địa chỉ kho nhận + số điện thoại liên hệ
• Cập nhật địa chỉ theo bản đồ Google mới nhất
• Nếu địa chỉ thuộc khu công nghiệp, ghi rõ lô/số nhà/mã cổng

Tip #6: Lưu trữ hồ sơ sau thông quan đầy đủ

Cơ quan hải quan có thể kiểm tra sau thông quan trong vòng 5 năm. Do đó, nếu bạn không lưu lại hồ sơ khai báo đầy đủ, rất khó để giải trình khi cần thiết.

Giải pháp:

• Lưu bản cứng (ký đóng dấu) và bản mềm (scan, pdf)
• Sắp xếp theo từng tháng/quý/năm để dễ tra cứu
• Tối ưu bằng phần mềm quản lý hồ sơ XNK (nếu có)

Tip #7: Ưu tiên sử dụng dịch vụ ủy thác XNK nếu chưa có kinh nghiệm

Nếu doanh nghiệp của bạn:

• Chưa có mã số hải quan
• Không có nhân sự chuyên trách XNK
• Không hiểu rõ chính sách mặt hàng
• Cần thông quan gấp

Thì việc lựa chọn đơn vị dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu là giải pháp an toàn, tiết kiệm và đúng pháp lý.

 Lợi ích:

• Hạn chế rủi ro sai sót
• Không cần xử lý trực tiếp với hải quan
• Tối ưu thời gian, nhân lực và chi phí