Quy trình thủ tục hải quan tại Việt Nam: chi tiết cho người mới bắt đầu

2. Ký hợp đồng ngoại thương

Hợp đồng ngoại thương là loại hợp đồng thể hiện sự giao dịch giữa 2 bên tham gia. Hợp đồng này được yêu cầu trong tất cả các bộ hồ sơ hải quan phục vụ quá trình thông quan lô hàng hóa. Nội dung của hợp đồng ngoại thương bao gồm: tên hàng, số lượng, trọng lượng hàng, giá thành, cách đóng gói và nhiều nội dung khác nữa. 

3. Kiểm tra bộ chứng từ của hàng hóa

Khi làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa, các doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ chứng từ bao gồm:

• Hợp đồng thương mại (Sale Contract)
• Vận đơn (Bill of Landing)
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
• Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O).
• Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)
• Những giấy tờ khác có liên quan

4. Kiểm tra chuyên ngành hàng hóa bắt buộc

Đăng ký kiểm tra chuyên ngành là khâu bắt buộc phải làm nếu lô hàng của doanh nghiệp nằm trong diện hàng hóa cần kiểm tra. Sau khi nhận được giấy báo hàng (Arrival Notice), doanh nghiệp cần đăng ký kiểm tra chuyên ngành. Thông thường, thời hạn nhận loại giấy này từ hãng vận chuyển là trước 2 ngày tàu đến cảng. 

5. Đăng ký tờ khai hải quan

Trong quy trình làm thủ tục hải quan xuất khẩu/ nhập khẩu, việc đăng ký tờ khai hải quan tức được hiểu là quá trình kê khai các thông tin hải quan. Theo pháp luật quy định, việc đăng ký tờ khai hải quan gồm 2 phương thức:

• Tờ khai hải quan điện tử đăng ký bằng phương thức điện tử
• Tờ khai hải quan giấy đăng ký trực tiếp tại các cơ quan hải quan

Mẫu tờ khai hải quan

Tờ khai hải quan chỉ được đăng ký sau khi cơ quan hải quan đã chấp nhận việc kê khai của người làm thủ tục khai hải quan. Trường hợp không chấp nhận, cơ quan hải quan sẽ thông báo nguyên nhân bằng văn bản hoặc thông qua phương thức điện để tử người khai hải quan biết. 

Thông qua phần mềm VNACC/VCIS, người làm thủ tục hải quan có thể thực hiện khai báo thông tin tờ khai xuất khẩu, tờ khai nhập khẩu; nộp tờ khai hải quan kèm các chứng từ khác thuộc bộ hồ sơ hải quan trên hệ thống VNACCS. 

6. Lấy lệnh giao hàng

Lệnh giao hàng (delivery order) là chứng từ do công ty vận chuyển hoặc hãng tàu phát hành. Để lấy lệnh giao hàng, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ gồm những giấy tờ sau:

• Bản sao CCCD
• Bản sao vận đơn
• Vận đơn gốc được lãnh đạo doanh nghiệp đóng dấu
• Tiền cước phí

Lưu ý: Đối với lô hàng nguyên container, doanh nghiệp cần kiểm tra xem hạn miễn phí lưu container kéo dài bao lâu. Khi hạn lưu miễn phí hết, doanh nghiệp cần phải chi trả thêm khoản phí gia hạn

7. Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan và thực hiện phân luồng tờ khai

Căn cứ vào những thông tin nhận được, thủ trưởng cơ quan nơi xử lý hồ sơ hải quan sẽ quyết định kiểm tra hồ sơ hải quan (luồng 2) và kiểm tra thực tế hàng hóa (luồng 3). Người khai hải quan thông qua Hệ thống VNACCS/VCIS để tiếp nhận phản hồi và kết quả phân luồng (xanh – vàng – đỏ)

8. Nộp thuế và phí theo quy định 

Trong khi làm thủ tục hải quan xuất khẩu/ nhập khẩu, có 2 trường hợp xảy ra với doanh nghiệp:

• Trường hợp được miễn thuế: Hệ thống sẽ tự động cấp phép thông quan và xuất ra “Quyết định thông quan hàng hóa” cho người khai.
• Trường hợp phải nộp thuế: 
  • Nếu đã khai báo nộp thuế bằng hạn mức hoặc thực hiện bảo lãnh: Hệ thống sẽ kiểm tra các chỉ tiêu khai báo có liên quan đến hạn mức, bảo lãnh. Nếu số tiền trong hạn mức/ bảo lãnh lớn hơn hay bằng số thuế, hệ thống sẽ xuất ra “chứng từ ghi số thuế phải thu” và “Quyết định thông quan hàng hóa”. Nếu số tiền hạn mức/ bảo lãnh nhỏ hơn số thuế, hệ thống sẽ thông báo lỗi. 
  • Trường hợp khai báo cần nộp thuế ngay: Hệ thống sẽ xuất ra “chứng từ ghi số thuê phải thu” cho người khai. Khi người khai hoàn thành nộp thuế phí, sau khi hệ thống VNACCS thông tin sẽ xuất ra “Quyết định thông quan hàng hóa”. 

9. Làm thủ tục đổi lệnh & Thông quan hàng hóa

Người làm thủ tục hải quan thực hiện việc in danh sách hàng hóa, danh sách container trên Cổng thông tin điện tử hải quan hoặc hệ thống khai của người kê khai và cung cấp cho Chi cục Hải quan quản lý cảng, kho bãi, địa điểm để được giải phóng/ thông quan hoặc đưa hàng hóa về kho bảo quản.

Doanh nghiệp cần lưu ý: lệnh giao hàng bắt buộc còn hiệu lực. Nếu không thì phải làm việc với hãng tàu để gia hạn thêm. Sau đó, doanh nghiệp đến phòng thương vụ trực thuộc Cảng để cung cấp các giấy tờ như D/O, mã vạch, giấy giới thiệu của chủ hàng,…. Nhân viên tại đây sẽ lên hóa đơn để doanh nghiệp thanh toán những loại phí cần thiết. Doanh nghiệp chỉ cần nộp chi phí và nhận phiếu ER (phiếu giao nhận). Sau đó, doanh nghiệp có thể tiến hành bốc hàng lên phương tiện vận chuyển.

Thông quan là bước cuối cùng trong quy trình làm thủ tục hải quan xuất khẩu

Trường hợp có thay đổi trong danh sách hàng hóa, danh sách container so với nội dung trong tờ khai hải quan khi hàng đã vào khu vực giám sát, người kê khai cần in hoặc đề nghị công chức tại Chi cục Hải quan in danh sách hàng hóa, danh sách container từ hệ thống.

Trường hợp giải phóng hoặc đưa hàng hóa về kho bảo quản, người kê khai hải quan phải hoàn thiện đầy đủ hồ sơ theo yêu cầu và nộp cho cơ quan hải quan nơi làm thủ tục để hoàn thành các thủ tục thông quan lô hàng hóa.