Trong hoạt động xuất nhập khẩu, hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) là một trong những chứng từ quan trọng nhất. Đây không chỉ là căn cứ thanh toán giữa người mua và người bán, mà còn là tài liệu thiết yếu để làm thủ tục hải quan, khai báo thuế và thống kê thương mại.
Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ khái niệm, vai trò, nội dung, cũng như hướng dẫn cách lập hóa đơn thương mại chuẩn quốc tế.
Tổng quan về hóa đơn thương mại
Hóa đơn thương mại là gì?
Chức năng hóa đơn thương mại là gì?
Ý nghĩa hóa đơn thương mại là gì?
Hóa đơn thương mại?
Khái niệm Commercial invoice
Commercial invoice hay còn gọi là hóa đơn thương mại là chứng từ được dùng để thanh toán giữa các bên nhập khẩu và xuất khẩu, thường được phát hành để người mua thực hiện thanh toán số tiền trên hóa đơn cho người bán.
Hóa đơn thương mại bao gồm các thông tin về đặc điểm hàng hóa, số lượng, điều kiện giao hàng, giá trị hàng hóa, phương thức thanh toán, hình thức vận chuyển…
Ngoài ra, commercial invoice còn là chứng từ để xác định giá trị hải quan, làm căn cứ tính giá thuế nhập khẩu và xác định khoản thuế doanh nghiệp cần phải nộp
Hóa đơn thương mại được lập khi nào?
Hóa đơn thương mại được phát hành sau khi hàng hóa được đóng vào container hoặc đã được gửi đi. Đây là thời điểm mà các thông tin hàng hóa đã được xác định rõ ràng về số lượng, chủng loại…
Ngoài ra, trong một số trường hợp, hóa đơn thương mại có thể phát hành sau khi người mua thanh toán tiền hàng trước hoặc cùng lúc với hợp đồng giao hàng.
Commercial invoice là chứng từ không thể thiếu trong xuất nhập khẩu, đóng vai trò quan trọng với các chức năng:
- Được sử dụng cho việc thanh toán giữa bên mua và bên bán hoặc giữa người nhập khẩu và người xuất khẩu. Hóa đơn thương mại cũng là căn cứ để bên bán đưa ra yêu cầu bên mua thực hiện thanh toán cho mình.
- Là căn cứ để xác định và tính toán số thuế xuất nhập khẩu cần phải nộp và cung cấp các thông tin cần thiết cho việc khai báo hải quan.
- Hóa đơn thương mại còn là cơ sở để có thể đối chiếu thông tin với các chứng từ khác trong việc thực hiện hợp đồng mua bán hay làm thủ tục xuất nhập cảnh như: Giấy báo hàng đến, vận đơn…
Commercial invoice có ý nghĩa quan trọng trong quá trình làm thủ tục xuất nhập khẩu, cụ thể:
- Hóa đơn thương mại là loại chứng từ bắt buộc cần có trong giao hàng
- Khi thực hiện xác lập thanh toán với đối tác, hóa đơn thương mại là loại giấy tờ rất quan trọng
- Là căn cứ để xác định được giá trị của hàng hóa và tính thuế nhập khẩu
Tuy nhiên, commercial invoice không phải là chứng từ sở hữu hàng hóa trừ khi hóa đơn thương mại đó có chứng từ kèm theo về việc chứng minh thanh toán hàng hóa của bên mua.
nội dung của hóa đơn thương mại
- Thông tin người mua (Buyer/Importer): Bao gồm đầy đủ các thông tin về Tên doanh nghiệp, Địa chỉ, Số điện thoại, email, người đại diện, số fax, thông tin tài khoản.
- Thông tin người bán (Seller/Exporter): Bao gồm thông tin tương tự như người mua.
- Số hóa đơn: Tên viết tắt hợp lệ bởi phía xuất khẩu theo quy định.
- Ngày hóa đơn: Theo thông lệ kinh doanh quốc tế, thường hóa đơn thương mại được tạo sau khi hợp đồng giữa hai bên xuất nhập khẩu ký kết và trước ngày hàng hóa xuất khẩu để phù hợp với bộ chứng từ xuất khẩu.
- Phương thức thanh toán (Terms of Payment): Các hình thức thanh toán phổ biến thường được sử dụng như T/T, L/C, D/A, D/P.
- T/T (Telegraphic Transfer): Hình thức này tiền được chuyển trực tiếp vào tài khoản người bán và được sử dụng phổ biến. Tuy nhiên, hình thức này lại mang lại rủi ro nhiều nhất so với các hình thức thanh toán khác. Trong trường hợp người bán lo ngại về việc người mua không cam kết thanh toán sau khi nhận hàng thì không nên sử dụng hình thức này.
- L/C (Letter of Credit): Hình thức này thanh toán tín dụng bằng chứng từ, ít được sử dụng dụng hơn so với hình thức T/T.
- D/A và D/P (Documents agains Acceptance/Payment): Hình thức này ít rủi ro cho người bán nhất, tuy nhiên sẽ phức tạp hơn do cần yêu cầu kiểm tra và xác nhận lại chứng từ nhiều lần so với các hình thức thanh toán khác.
- Thông tin hàng hóa: Trên hợp đồng thương mại cần có đầy đủ các thông tin hàng hóa như: Tên hàng hóa, số lượng, tổng trọng lượng, đơn giá để tính tổng tiền
- Nước xuất xứ: Nhằm xác định nguồn gốc hàng hóa có xuất xứ từ quốc gia nào
- Tổng tiền: Tổng giá trị hàng hóa xuất khẩu, được ghi bằng số và chữ kèm theo mệnh giá thanh toán đồng tiền theo quy định của hai bên
- Điều kiện Incoterms: Ghi kèm địa điểm cụ thể
Ngoài các thông tin kể trên, hợp đồng mại còn có thể có các thông tin liên quan đến:
- Vessel/Voyage (Tên tàu/Số chuyến)
- POL (Port of Loading – Cảng xếp hàng; )
- POD (Port of Discharge – Cảng dỡ hàng)
- Đích đến (Destination)
- Các khoản giảm giá/chiết khấu (nếu có)
Phân loại hóa đơn thương mại
Hóa đơn thương mại hiện nay được phân chia thành 4 loại chính:
- Hóa đơn thương mại chính thức (Final invoice): Là hóa đơn dùng để thanh toán toàn bộ hợp đồng đã thực hiện
- Hóa đơn tạm thời (Provisional invoice): Hóa đơn sử dụng để thanh toán tạm thời các hàng hóa trong trường hợp hàng hóa chưa được xác định chính xác, thanh toán từng phần
- Hóa đơn chi tiết (Detailed Invoice): Là hóa đơn gồm các thông tin chi tiết về các thành phần của giá hàng và được sử dụng để phân tích và làm rõ hơn về giá trị của sản phẩm
- Hóa đơn chiếu lệ (Profoma Invoice): Hóa đơn chiếu lệ có hình thức tương tự hóa đơn thương mại nhưng không dùng để yêu cầu thanh toán. Hóa đơn này được sử dụng khi hàng hóa được gửi làm mẫu bán, triển lam, đơn chào hàng.
Lưu ý khi tạo lập hóa đơn thương mại
Chỉ cần một sai sót nhỏ trên hóa đơn thương mại cũng gây ra nhiều vấn đề trong quá trình xuất khẩu hàng hóa. Do đó, trước khi tạo hóa đơn thương mại cần lưu ý các lỗi thường gặp như:
- Khai báo thiếu thông tin: Thực hiện khai báo không đầy đủ và chính xác các thông tin về hàng hóa, ảnh hưởng đến quá trình thông quan hàng hóa
- Thời gian phát hành: Commercial invoice được lập để làm căn cứ tính tổng giá trị hóa đơn và xác định thuế giá trị xuất khẩu, thường được lập khi đầy đủ về nguồn gốc, chủng loại, số lượng…
- Nhầm lẫn các giấy tờ có nội dung tương tự: Hóa đơn thương mại cần đảm bảo các nội dung chính xác, tránh nhầm lẫn với các giấy tờ có nội dung tương tự như hóa đơn xuất nhập khẩu hay hóa đơn đóng gói Packing List.
- Không thể hiện rõ điều kiện giao hàng là CIF (Cost, Insurance, and Freight) hay FOB (Free On Board)trên hóa đơn thương mại gây hiểu lầm khi xác định trách nhiệm và chi phí vận chuyển.
.
