Đối với những bạn mới vào nghề hoặc chưa có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực thương mại quốc tế, việc nắm rõ các chứng từ để thực hiện thủ tục hải quan xuất nhập khẩu là điều còn khá mơ hồ và khó khăn, đôi khi dẫn đến các sự cố ngoài ý muốn. Do đó, để giúp cho những bạn mới nắm rõ hơn về các loại chứng từ cần thiết, HÙNG ANH 86 Logistics đã tổng hợp lại thông tin của chúng và chia sẻ ngay tại bài viết dưới đây!
KHÁI NIỆM
Bộ chứng từ xuất nhập khẩu là tập hợp các tài liệu pháp lý, cung cấp đầy đủ thông tin về lô hàng, là cơ sở để hải quan kiểm tra và cấp phép thông quan, đảm bảo hàng hóa tuân thủ các quy định hiện hành của cả nước xuất khẩu và nhập khẩu. Bộ chứng từ này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính hợp pháp và tuân thủ các quy định của các quốc gia liên quan trong quá trình giao dịch quốc tế.
BỘ CHỨNG TỪ XUẤT NHẬP KHẨU QUAN TRỌNG NHƯ THẾ NÀO?
Cung cấp thông tin chi tiết về lô hàng cho cơ quan hải quan, giúp quá trình kiểm tra và thông quan diễn ra nhanh chóng, thuận lợi.
Ngoài ra, bộ chứng từ xuất nhập khẩu còn là cơ sở pháp lý quan trọng để giải quyết các tranh chấp có thể phát sinh trong quá trình giao dịch. Thiếu sót hoặc sai sót trong chứng từ có thể dẫn đến những tranh chấp không đáng có và gây thiệt hại cho cả hai bên.
Bộ chứng từ hải quan tại việt nam gồm những gì?
1. Những chứng từ bắt buộc cần có trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu
-
Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract)
-
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
-
Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing list)
-
Vận đơn (Bill of lading)
-
Tờ khai hải quan (Customs Decleration)
2. Các chứng từ thông thường
-
Chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Certificate Original)
-
Chứng nhận kiểm dịch (Phytosanitary Certificate)
-
Các chứng từ khác
Những chứng từ bắt buộc cần có trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu
Hợp đồng ngoại thương là một chứng từ quan trọng để làm cơ sở cho các chứng từ còn lại. Vì vậy, cần phải chú ý kiểm tra chính xác các nội dung được ghi trên hợp đồng, chẳng hạn: thông tin bên bán và bên mua, tên hàng hoá, xuất xứ, số lượng, chất lượng, giá cả, điều khoản incoterm, hình thức và các điều khoản thanh toán, đóng gói, giao hàng và các chứng từ được yêu cầu..
Hóa đơn thương mại là một trong những chứng từ quan trọng để tiến hành thanh toán, đóng thuế và khai hải quan. Đây là chứng từ thể hiện yêu cầu của người bán đối với người mua trong việc thanh toán số tiền hàng đã ghi như trên hoá đơn. Ngoài ra, Invoice còn nói rõ đặc điểm, đơn giá và tổng trị giá của hàng hoá, các phương thức thanh toán, phương thức vận tải cũng được thể hiện rõ. Vì vậy, cần phải kiểm tra lại các thông tin, số lượng, đơn giá, phương thức thanh toán, điều kiện giao hàng để đối chiếu lại xem có phù hợp với hợp đồng hay không trước khi tiến hành nhập liệu hoặc khai báo thủ tục hải quan.
Packing List là chứng từ thể hiện các cách thức đóng gói hàng hóa, kê khai các thông tin về hàng hoá trong kiện hàng giao thương. Vì vậy, cần phải kiểm tra cẩn thận số lượng kiện hàng, net weight, gross weight, quy trình đóng gói,.. trên packing list với hàng hóa thực tế.
Vận đơn là chứng từ do người vận chuyển xác nhận đã nhận hàng để chuyên chở, được xem như là bằng chứng xác nhận hợp đồng vận tải đã được ký kết và nêu rõ nội dung của hợp đồng đó.
Thông thường, vận đơn thường được chia làm 3 dạng:
- Vận đơn đường biển
- Vận đơn đường hàng không
- Vận đơn đường bộ
Tờ khai hải quan là văn bản mà chủ hàng hoặc chủ phương tiện phải kê khai đầy đủ thông tin chi tiết về lô hàng khi tiến hành xuất khẩu hoặc nhập khẩu. Lên tờ khai hải quan là một trong những bước bắt buộc phải thực hiện khi muốn hàng hóa được thông quan.
Những chứng từ thông thường trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu
Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O – Certificate of Origin) giúp cho hàng hóa được chứng minh có xuất xứ rõ ràng, hợp pháp tới thuế quan và những quy định khác của pháp luật trong xuất nhập khẩu.
Có 2 loại C/O chính
– C/O không ưu đãi: đây là C/O bình thường, nó được xác nhận với xuất xứ của sản phẩm cụ thể từ một nước nào đó.
– C/O ưu đãi: đây là loại C/O cho phép sản phẩm được giảm hoặc miễn giảm thuế sang những nước mở rộng đặc quyền này.
Tùy vào từng loại mặt hàng mà xem xét có cần giấy kiểm dịch để hoàn tất hồ sơ xuất nhập khẩu hay không, thông thường là các giấy phép kiểm dịch thực vật và động vật được chứng nhận bởi cơ quan kiểm dịch. Mục đích của giấy chứng nhận này là để kiểm tra và ngăn chặn sự lây lan của dịch bệnh trên hàng hóa sang các quốc gia khác trên thế giới.
Giấy phép xuất nhập khẩu là văn bản pháp lý do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp, cho phép một tổ chức hoặc cá nhân được phép xuất khẩu hoặc nhập khẩu một số loại hàng hóa nhất định theo quy định của pháp luật. Đây là một loại giấy tờ cần thiết để đảm bảo tính hợp pháp của hoạt động thương mại quốc tế.
Ngoài những chứng từ được liệt kê phía trên, tùy vào từng mặt hàng mà cần bổ sung các chứng từ xuất nhập khẩu để hoàn tất quá trình thông quan hàng hóa. Chẳng hạn:
- Giấy chứng nhận chất lượng
- Giấy chứng nhận kiểm định
- Giấy chứng nhận vệ sinh
- Giấy phép hun trùng
Những lưu ý khi chuẩn bị bộ chứng từ xuất nhập khẩu
Kiểm tra tính đầy đủ:
- Đảm bảo đã chuẩn bị đầy đủ các chứng từ cần thiết cho từng loại hình xuất nhập khẩu cụ thể, bao gồm:
- Hợp đồng thương mại
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
- Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)
- Vận đơn (Bill of Lading/Air Waybill)
- Tờ khai hải quan
- Các giấy tờ khác
Kiểm tra tính chính xác:
- Thông tin trên các chứng từ phải khớp với nhau, đặc biệt là các thông tin như: tên hàng, mã HS, số lượng, trọng lượng, giá trị, điều kiện giao hàng.
- Tránh sai sót trong việc khai báo thông tin, vì có thể dẫn đến chậm trễ hoặc bị phạt.
Kiểm tra tính hợp lệ:
- Các chứng từ phải được lập theo đúng quy định của pháp luật, có đầy đủ chữ ký, con dấu (nếu có).
- Thời hạn hiệu lực của các chứng từ phải còn hiệu lực.
Tuân thủ quy định pháp luật:
- Nắm rõ các quy định về thủ tục hải quan, chính sách thuế, các loại giấy phép liên quan đến hàng hóa xuất nhập khẩu.
- Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ thuế và phí liên quan.
Sử dụng dịch vụ hỗ trợ:
- Nếu doanh nghiệp xuất nhập khẩu lần đầu thì nên sử dụng dịch vụ của các công ty chuyên về thủ tục hải quan để được hỗ trợ tốt nhất.
- Đặc biệt, đối với các loại hàng hóa phức tạp, cần có chuyên gia tư vấn để đảm bảo việc chuẩn bị chứng từ đầy đủ và chính xác.
Lưu ý thêm:
- Nên chuẩn bị cả bản gốc và bản sao các chứng từ để thuận tiện cho việc đối chiếu và nộp cho cơ quan hải quan.
- Nếu khai báo hải quan trực tuyến, cần đăng ký và sử dụng chữ ký số theo quy định.
- Cần liên hệ với cơ quan hải quan để được hướng dẫn chi tiết về các thủ tục và chứng từ cần thiết.
Vì sao nên chọn HÙNG ANH 86 cho dịch vụ thủ tục hải quan?
✅ Kinh nghiệm thực chiến nhiều năm: HÙNG ANH 86 đã xử lý rất nhiều tờ khai cho đủ mọi loại hình: nhập máy móc, nguyên phụ liệu, thực phẩm, hàng gia công,…
✅ Am hiểu chính sách – xử lý hồ sơ nhanh gọn: Chúng tôi luôn cập nhật thông tư, nghị định mới nhất để tư vấn chính xác và giúp khách hàng tránh rủi ro truy thu, phạt hành chính.
✅ Dịch vụ tận nơi – tiết kiệm tối đa thời gian: Từ khâu chuẩn bị chứng từ đến nộp tờ khai, thông quan – tất cả được chúng tôi hỗ trợ trọn gói. Bạn chỉ cần chờ hàng về kho.
✅ Minh bạch – không phát sinh chi phí ẩn: Cam kết rõ ràng từ đầu, không báo giá mập mờ, không làm khó khách sau khi đã nhận việc.
✅ Hỗ trợ sau thông quan: Tư vấn giải trình, bổ sung chứng từ, hoàn thuế, kiểm tra sau thông quan – luôn đồng hành cùng doanh nghiệp.
Chuẩn bị đúng và đủ bộ chứng từ xuất nhập khẩu không chỉ giúp hàng hóa thông quan nhanh, tránh bị phạt, mà còn giúp doanh nghiệp tối ưu thời gian, giảm chi phí lưu kho, và giữ uy tín với đối tác.
Đặc biệt với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, startup mới vào nghề, việc nắm rõ quy trình và chứng từ không chỉ là thủ tục – mà là lợi thế cạnh tranh rõ rệt trong chuỗi cung ứng.
Nếu bạn chưa có kinh nghiệm hoặc không muốn lãng phí nguồn lực vào các thủ tục rắc rối, hãy để HÙNG ANH 86 đồng hành. Chúng tôi giúp bạn xử lý chứng từ nhanh – đúng – tiết kiệm, để bạn tập trung phát triển kinh doanh cốt lõi!
