Cargo Manifest: từ A- Z bạn cần biết

Cargo Manifest- Bản lược khai hàng hóa là gì?

Cargo Manifest hay được gọi tắt là Manifest. Trong tiếng Việt, cụm từ này có nghĩa là bản lược khai hàng hóa. Đây thực chất là bản liệt kê, tóm tắt về hàng hóa đã xếp lên tàu tại cảng đi để vận chuyển đến các cảng khác nhau. Bản lược khai hàng hóa do đại lý hãng tàu tại cảng xếp hàng lập dựa trên vận tải đơn đã xếp hàng.

Hiểu một cách cụ thể thì Manifest là bản kê khai hàng hóa nhằm xác định lô hàng xuất nhập khẩu đúng với thông tin gửi hàng gồm các thông số như người gửi, người nhận, số vận đơn, lượng hàng, loại hàng,…

Theo đó, khi hàng đến cảng đích, hãng tàu sẽ nhận được thông báo hàng đến (Arrival Notice) từ đại lý ở cảng xuất hàng. Hãng tàu sẽ có trách nhiệm khai báo với hải quan về các thông tin liên quan đến lô hàng như tên hàng, số lượng, người gửi, người nhận, số vận đơn, ngày phát hành vận đơn, ngày tàu chạy,… Các thông tin khai báo phải đảm bảo trùng với thông tin mà người xuất khẩu gửi chi tiết Bill cho hãng tàu.

Như vậy có thể thấy, việc hãng tàu và đại lý hãng tàu khai thông tin lô hàng với hải quan chính là khai Manifest. Trong đó, hãng tàu sẽ khai Manifest cho Master Bill còn đại lý hãng tàu sẽ khai Manifest cho House Bill.

Có thể hiểu đơn giản: Manifest là “danh sách tổng hợp các vận đơn” của tất cả các lô hàng trên một chuyến vận chuyển.

Vai trò của Manifest

Quản lý và theo dõi hàng hóa:

Manifest cung cấp thông tin chi tiết về lô hàng, bao gồm loại hàng, số lượng, người gửi, người nhận, số vận đơn, giúp các bên liên quan theo dõi và quản lý hàng hóa một cách chính xác. 

Thủ tục hải quan:

Manifest là một tài liệu bắt buộc trong thủ tục hải quan tại cảng đi và cảng đến. Nó giúp hải quan xác minh thông tin hàng hóa, đảm bảo tuân thủ quy định và kiểm soát xuất nhập khẩu. 

Giải quyết tranh chấp:

Trong trường hợp hàng hóa bị mất mát hoặc hư hỏng, manifest có thể được sử dụng làm bằng chứng để giải quyết các tranh chấp liên quan đến trách nhiệm bồi thường. 

Thống kê và báo cáo:

Manifest cũng đóng vai trò trong việc thống kê và báo cáo về hàng hóa xuất nhập khẩu, giúp các cơ quan quản lý có cái nhìn tổng quan về hoạt động thương mại. 

Đảm bảo an toàn và đúng quy định:

Bản kê khai hàng hóa giúp đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn, đúng quy định và đến đúng địa điểm đích, giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận chuyển. 

Phân loại Cargo Manifest 

Manifest được phân loại dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau:

Theo phương thức vận chuyển:

• Sea manifest(bản kê khai hàng hóa đường biển): Dùng cho hàng hóa vận chuyển bằng tàu biển.
• Air manifest(bản kê khai hàng hóa đường hàng không): Dùng cho hàng hóa vận chuyển bằng máy bay.
• Rail manifest(bản kê khai hàng hóa đường sắt): Dùng cho hàng hóa vận chuyển bằng tàu hỏa.
• Road manifest(bản kê khai hàng hóa đường bộ): Dùng cho hàng hóa vận chuyển bằng xe tải.

Theo luồng hàng hóa:

• Inward manifest(bản kê khai hàng hóa nhập khẩu): Dùng cho hàng hóa nhập khẩu vào một quốc gia.
• Outward manifest(bản kê khai hàng hóa xuất khẩu): Dùng cho hàng hóa xuất khẩu ra khỏi một quốc gia.

Theo đơn vị vận chuyển:

• Vessel manifest(bản kê khai hàng hóa trên tàu): Liệt kê tất cả hàng hóa trên một chuyến tàu.
• Container manifest(bản kê khai hàng hóa trong container): Liệt kê hàng hóa trong một container cụ thể.

Những lưu ý khi khai Cargo Manifest bạn cần biết

Khai Cargo Manifest mặc dù là nghiệp vụ đã quen thuộc với nhiều người. Tuy nhiên, với người mới, đặc biệt là những người lần đầu thực hiện, họ thường không nắm được một số thông tin cơ bản như thời gian khai, hình thức khai,… Do đó, để nắm được những thông tin này, bạn có thể tham khảo nội dung dưới đây:

Thời gian khai Manifest

Thông thường, hãng tàu sẽ phải tiến hành khai Manifest trước ngày tàu cập cảng khoảng 1 – 2 ngày. Tuy nhiên hiện nay, Hải quan nhiều nước như Nhật Bản, Trung Quốc lại bắt buộc hãng tàu phải khai Manifest ngay sau khi tàu đã chạy được 12 giờ để tránh tình trạng buôn lại.

Sở dĩ, thời gian khai Manifest được rút ngắn là do hiện nay, các nước đều áp dụng hệ thống E – Manifest. Đây là hệ thống khai Manifest online hay khai Manifest điện tử. Do đó, mọi bước khai báo đều trở nên đơn giản và thuận tiện hơn rất nhiều so với trước đây.

Hình thức khai Manifest

Hiện nay, để khai Manifest, người khai hải quan có thể chọn một trong hai hình thức sau:

1. Thứ nhất:Khai Manifest trực tiếp trên Cổng thông tin điện tử Tổng cục Hải quan tại địa chỉ: e manifest.customs.gov.vn
2. Thứ hai:Khai báo theo chuẩn định dạng do Tổng cục Hải quan công bố:

Cách 1: Tải file mẫu định dạng Microsoft Excel, nhập dữ liệu liên quan và gửi lên hệ thống.

Cách 2: Riêng với bản lược khai hàng hóa (Mẫu 1), doanh nghiệp có thể tự xây dựng phần mềm có chức năng kết xuất Bản khai hàng hóa ra file EDI và gửi lên hệ thống. Phần mềm phải tuân thủ theo chuẩn UN/EDIFACT CUSCAR D98B, chuẩn dữ liệu này cũng tương thích với Hệ thống VNACCS/VCIS.

Lưu ý thêm 

Cung cấp thông tin chính xác và đầy đủ: Mọi thông tin trên manifest phải chính xác và khớp với các chứng từ khác như hóa đơn, phiếu đóng gói, v.v.

Khai báo đúng thời hạn: Mỗi quốc gia có quy định riêng về thời hạn nộp manifest. Bạn cần tuân thủ đúng quy định để tránh bị phạt.

Sử dụng đúng mã HS: Mã HS là mã số phân loại hàng hóa theo Hệ thống hài hòa mô tả và mã hóa hàng hóa (HS). Việc sử dụng đúng mã HS sẽ giúp quá trình thông quan diễn ra nhanh chóng và tránh những tranh chấp không đáng có.

Kiểm tra kỹ manifest trước khi nộp: Đảm bảo rằng mọi thông tin trên manifest đều chính xác và không có sai sót.

Luôn giữ liên lạc với hãng tàu hoặc forwarder để cập nhật khi cần sửa đổi

.

Quy trình Khai Báo Manifest

Quy trình khai báo manifest thường bao gồm các bước sau:

Thu thập thông tin: Người gửi hàng cung cấp thông tin chi tiết về lô hàng cho hãng tàu/hãng vận tải hoặc đại lý giao nhận.

Khai báo manifest: Hãng tàu/hãng vận tải hoặc đại lý sẽ sử dụng thông tin này để khai báo manifest điện tử trên hệ thống của cơ quan hải quan.

Kiểm tra và xác nhận: Cơ quan hải quan sẽ kiểm tra tính chính xác và hợp lệ của manifest.

Thông quan: Sau khi manifest được thông quan, hàng hóa sẽ được phép xếp lên tàu/máy bay hoặc vận chuyển đến cảng/sân bay đích

Nội dung chính của một bản Cargo Manifest

Một bản manifest thường bao gồm:

• Tên hãng vận chuyển
• Số hiệu phương tiện (số chuyến tàu, số chuyến bay…)
• Ngày khởi hành, cảng đi – cảng đến
• Danh sách người gửi – người nhận
• Số vận đơn (Bill of Lading / Air Waybill)
• Mô tả hàng hóa (Loại hàng, số lượng, khối lượng)
• Số container, số seal
• Ghi chú liên quan đến quy cách xử lý đặc biệt (nếu có)

Quy định về khai báo Cargo Manifest tại Việt Nam

Tại Việt Nam, theo Thông tư 42/2015/TT-BTC, hàng nhập khẩu phải khai báo manifest trước khi tàu cập cảng ít nhất 24 giờ.

 Forwarder hoặc hãng tàu sẽ nộp manifest điện tử qua hệ thống VNSW (Cổng thông tin một cửa quốc gia) để cơ quan hải quan tiếp nhận và phân luồng.

⛔ Nếu khai sai Manifest có thể:

Bị phân luồng đỏ

Bị kiểm hóa thực tế

Chậm thông quan, phát sinh chi phí lưu container, lưu bãi

Bị xử phạt hành chính theo quy định