Proforma invoice là gì trong xuất nhập khẩu, logistics? Trong bài viết này HÙNG ANH 86 sẽ làm rõ định nghĩa trên, đồng thời giúp bạn phân biệt rõ giữa proforma invoice và commercial invoice. Cùng tìm hiểu ngay nhé!
1. Proforma Invoice là gì?
1.1. Khái niệm
Proforma Invoice – hóa đơn chiếu lệ là một loại hóa đơn tạm thời do người bán phát hành trước khi thực hiện giao dịch chính thức. Nó thể hiện thông tin sơ bộ về hàng hóa, số lượng, đơn giá, điều kiện giao hàng và thanh toán, nhưng không có giá trị pháp lý hay kế toán.
Làm căn cứ để bên mua xin giấy phép nhập khẩu.
Sử dụng để mở thư tín dụng (L/C).
Báo giá chính thức cho khách hàng.
Làm tài liệu sơ bộ khai báo hải quan ở một số nước.
1.2. Proforma Invoice phát hành vào thời điểm nào?
Trong quá trình giao dịch mua bán, người bán không bị yêu cầu bắt buộc phải phát hành hóa đơn chiếu lệ. Vì vậy, không có quy định về thời điểm phát hành proforma invoice cụ thể.
Mặc dù vậy, để các điều khoản trong giao dịch được rõ ràng và đạt được thỏa thuận của hai bên nhanh chóng, người bán và người mua sẽ lập hóa đơn chiếu lệ trước để tham khảo. Dựa trên đó, có thể chỉnh sửa để các điều kiện trong hợp đồng thuận lợi cho cả hai bên.
1.3. Proforma Invoice được dùng khi nào?
Trong thực tế, proforma invoice được sử dụng trong những trường hợp dưới đây:
- Khi bên xuất khẩu cần cung cấp cho bên nhập khẩu các chứng từ chứa đầy đủ thông tin về hàng hóa, nhưng hàng hóa vẫn chưa được giao.
- Khi nhà nhập khẩu cần chứng từ xác minh giá trị hàng hóa để hoàn tất thủ tục hải quan nhập khẩu (ở một số quốc gia/khu vực đây là một điều kiện bắt buộc).
- Khi commercial invoice chưa thể phát hành hoặc khi những thông tin cần thiết chưa hoàn thành
- Khi chưa hoàn thiện đủ thông tin cần thiết để phát hành commercial invoice.
Khi hai bên đã có đầy đủ thông tin về lô hàng, và bên mua đã hài lòng với các điều khoản, hàng hóa đã được đóng gói vào container hoặc đã được vận chuyển, thì bên bán có thể phát hành Hóa đơn Thương mại cho lô hàng đó.
2. Nội dung của Proforma Invoice
Trên một hóa đơn chiếu lệ sẽ bao gồm những nội dung sau đây:
- Thông tin hóa đơn: số và ngày hóa đơn (date, invoice number)
- Thông tin người bán (Seller): tên, địa chỉ đăng ký kinh doanh, tell, fax
- Thông tin người mua (Buyer): tên, địa chỉ đăng ký kinh doanh, tel, fax
- Thông tin hàng hóa: tên, đơn giá, số lượng, cách đóng gói, tổng tiền cần thanh toán….
- Payment term: phương thức thanh toán quốc tế theo thỏa thuận
- Thông tin ngân hàng của nhà xuất khẩu
- Port of Loading: Cảng bốc hàng
- Port of Destination: Cảng hàng đến
- ETD/ ETA: ngày giao hàng và ngày dự kiến hàng đến địa điểm đã thỏa thuận.
3. So sánh giữa Profoma Invoice và Commercial Invoice
| Tiêu chí | Commercial Invoice | Proforma Invoice |
| Tính pháp lí | Có giá trị pháp lý và kế toán | Không có |
| Thời điểm phát hành | Sau khi chốt đơn hoặc đã giao hàng | Trước khi ký hợp đồng/chốt giao dịch |
| Mục đích sử dụng | Thanh toán, kê khai thuế, kê khai hải quan | Báo giá sơ bộ, xin giấy phép, mở L/C |
| Giá trị thanh toán | Có – được dùng để yêu cầu thanh toán | Không có |
| Có thể điều chỉnh không? | Không – nội dung đã chốt chính xác | Có – tùy theo thỏa thuận |
| Dùng trong hải quan | Là chứng từ bắt buộc khi làm thủ tục xuất nhập khẩu | Tham khảo nếu cần |
4. Lưu ý khi dùng Proforma Invoice
Mặc dù hóa đơn chiếu lệ không có giá trị pháp lý như hóa đơn thương mại, nhưng nó vẫn đóng vai trò quan trọng trong giai đoạn chuẩn bị giao dịch quốc tế. Dưới đây là những điểm quan trọng bạn cần lưu ý khi sử dụng:
Thông tin phải trung thực và chính xác, tránh gây hiểu nhầm khi đối chiếu với hóa đơn thương mại.
Sử dụng đúng Incoterms và điều kiện thanh toán, thể hiện rõ trách nhiệm hai bên.
Không dùng Proforma Invoice để khai hải quan, vì không có giá trị pháp lý như Commercial Invoice.
Gửi bản có dấu xác nhận, nếu khách hàng yêu cầu dùng làm hồ sơ chính thức.
Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice) tuy không có giá trị pháp lý như hóa đơn thương mại, nhưng đóng vai trò vô cùng quan trọng trong giao dịch quốc tế. Đây là tài liệu khởi đầu, giúp các bên hiểu rõ thỏa thuận và chuẩn bị cho quy trình xuất nhập khẩu một cách chuyên nghiệp, minh bạch. Do đó, việc lập và sử dụng Proforma Invoice đúng chuẩn là kỹ năng thiết yếu với bất kỳ ai làm trong lĩnh vực logistics, xuất nhập khẩu.
