Hiện tượng tắc biên không còn là điều xa lạ với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu trên tuyến Việt – Trung. Dù đã có nhiều cải thiện , số hóa tờ khai, và luồng xanh – luồng vàng, nhưng vào những thời điểm cao điểm (tháng cao vụ, cuối năm, cận Tết, kiểm soát dịch bệnh hoặc thay đổi chính sách đột xuất), việc hàng bị ùn ứ tại cửa khẩu vẫn xảy ra thường xuyên.
Vậy khi không may rơi vào tình trạng này, doanh nghiệp nên làm gì để giảm thiểu thiệt hại?
1. Không nên tự ý điều xe hoặc thay đổi lịch trình nếu chưa có thông tin rõ ràng
Nhiều doanh nghiệp vì sốt ruột đã yêu cầu tài xế quay đầu, điều chuyển sang cửa khẩu khác hoặc dừng chờ ở điểm không chính thức – điều này tiềm ẩn rất nhiều rủi ro:
- Xe vi phạm quy định vận tải xuyên biên giới (ví dụ: đỗ ở khu vực cấm chờ, dừng ở điểm không có cơ chế hỗ trợ),
- Tài xế bỏ hàng do không chịu được thời gian chờ,
- Chi phí bến bãi phát sinh lớn do không vào đúng khu cách ly chờ làm thủ tục.
Thay vào đó, doanh nghiệp cần phối hợp chặt chẽ với đơn vị vận chuyển có mặt tại hiện trường để cập nhật thông tin chính xác theo từng giờ và chỉ ra quyết định điều xe khi có xác nhận rõ ràng từ lực lượng hải quan – BQL cửa khẩu.
2. Chuẩn bị bổ sung hồ sơ nhanh – kể cả khi đã “đủ giấy tờ”
Rất nhiều trường hợp doanh nghiệp chắc chắn hồ sơ mình đã đủ – nhưng vẫn bị yêu cầu bổ sung:
- Hóa đơn thiếu mã truy xuất
- C/O bị nghi ngờ dấu không hợp lệ,
- Giấy kiểm dịch nộp bản scan, nhưng cửa khẩu yêu cầu bản gốc.
Giải pháp ở đây là: luôn có bản scan đầy đủ trên cloud hoặc chuyển phát nhanh hồ sơ gốc song song, sẵn sàng cung cấp khi được yêu cầu. Việc trì hoãn cung cấp giấy tờ chỉ kéo dài thời gian chờ thông quan, gây thêm chi phí phát sinh.
3. Kích hoạt kênh hỗ trợ chuyên trách tại cửa khẩu
Nếu doanh nghiệp sử dụng dịch vụ thông quan trọn gói hoặc ủy thác xuất nhập khẩu, hãy liên hệ ngay với đại diện tại cửa khẩu. Các đơn vị uy tín thường có:
- Nhân sự trực tiếp ở biên: dễ dàng tiếp cận cán bộ hải quan, cập nhật thứ tự hồ sơ,
- Mối quan hệ phối hợp tốt với các lực lượng liên ngành: như kiểm dịch, kiểm hóa, đội giám sát, giúp giảm thời gian xử lý,
- Cập nhật nhanh tình hình ưu tiên giải tỏa: ví dụ các mặt hàng dễ hư hỏng (nông sản, đông lạnh) thường được xử lý trước.
Nếu tự đi, hãy xác định rõ đầu mối liên hệ tại cửa khẩu, tránh gọi theo kiểu “chung chung”, vì khi hàng ùn ứ, việc kết nối nhanh đúng người quyết định mọi thứ.
4. Tính toán chi phí hợp lý – tránh theo cảm tính
Trong lúc tắc biên, nhiều doanh nghiệp vội vã chi trả thêm các khoản “chi phí mềm”, “phí ưu tiên”, “phí đẩy nhanh” mà không kiểm soát được tổng ngân sách, thậm chí bị đội chi phí gấp đôi gấp ba.
Thay vì vậy, nên:
- Xác định mức chi phí phát sinh hợp lý (bến bãi, chi phí lưu xe, phụ cấp tài xế…),
- So sánh giữa chi phí chờ vs. chi phí chuyển cửa khẩu,
- Xin báo giá điều chỉnh từ đơn vị vận tải – logistics, để có quyết định dựa trên cơ sở thực tế, không cảm tính.
5. Đánh giá lại tính ổn định của cửa khẩu và năng lực logistics hiện tại
Sau khi giải quyết xong một lô hàng bị tắc, doanh nghiệp không nên dừng lại ở việc “thoát hàng là xong”. Hãy xem đây là cơ hội đánh giá lại toàn bộ chuỗi cung ứng:
- Lựa chọn cửa khẩu có thời gian xử lý nhanh hơn (ví dụ: thay vì dồn hết về Hữu Nghị, có thể phân tải qua Chi Ma hoặc Tà Lùng),
- Cân nhắc sử dụng dịch vụ vận chuyển chính ngạch trọn gói để tránh tình trạng “bỏ mặc ở biên”,
- Tái đàm phán điều khoản giao hàng – nhận hàng trong hợp đồng quốc tế nếu thường xuyên gặp tắc biên.
Hùng Anh 86 Logistics – Đơn vị chuyên tuyến Việt – Trung, hỗ trợ vận chuyển chính ngạch từ kho Trung Quốc đến kho Việt Nam. Chúng tôi có:
✅ Nhân sự chuyên trách tại các cửa khẩu lớn như Hữu Nghị, Tân Thanh, Móng Cái, Lào Cai.
✅ Dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu trọn gói, hỗ trợ từ khâu chứng từ – đóng kiện – khai báo – thông quan.
✅ Kết nối trực tiếp hệ thống xe tải và kho biên giới, giúp rút ngắn thời gian chờ và giảm thiểu chi phí phát sinh khi tắc biên.
Nếu doanh nghiệp đang gặp khó khăn với tuyến Việt – Trung, inbox ngay để được tư vấn phương án tối ưu cho từng mặt hàng!
