Phí Delivery Order (D/O) trong xuất nhập khẩu là khoản phí bắt buộc để nhận lệnh giao hàng từ hãng tàu hoặc đại lý. Bài viết phân tích chi tiết khái niệm, ý nghĩa, quy trình, các loại DO và thông tin trên lệnh DO mà doanh nghiệp cần nắm rõ.
Trong hoạt động logistics và xuất nhập khẩu, bên cạnh cước vận tải quốc tế, doanh nghiệp phải chi trả nhiều loại phụ phí khác nhau để hoàn thành thủ tục giao nhận. Một trong những khoản phí quan trọng và thường gây thắc mắc nhất chính là phí Delivery Order, gọi tắt là D/O. Đây là chi phí bắt buộc để người nhập khẩu có thể nhận hàng từ cảng sau khi tàu cập bến. Vậy phí D/O là gì, tại sao phải trả, có những loại D/O nào và trên một lệnh giao hàng sẽ thể hiện những thông tin gì?
1. Khái niệm phí Delivery Order (D/O)
Delivery Order, dịch sang tiếng Việt là lệnh giao hàng, là chứng từ do hãng tàu hoặc đại lý của hãng tàu cấp cho người nhập khẩu hoặc công ty giao nhận. Chứng từ này là bằng chứng pháp lý khẳng định doanh nghiệp có quyền nhận hàng tại cảng hoặc bãi container. Nếu không có Delivery Order, cảng và đơn vị quản lý kho bãi sẽ không bàn giao hàng hóa cho người nhận.
Để được cấp D/O, doanh nghiệp nhập khẩu phải thanh toán cho hãng tàu một khoản phí, gọi là phí Delivery Order. Đây là chi phí phát sinh bên cạnh cước vận tải chính và các loại phụ phí khác.
2. Ý nghĩa và vai trò của DO
Delivery Order có giá trị pháp lý, chứng minh người nhập khẩu hoặc đơn vị được ủy quyền là chủ thể hợp pháp có quyền nhận hàng. Điều này giúp ngăn chặn các tranh chấp, nhầm lẫn hoặc gian lận thương mại.
- Cầu nối giữa hãng tàu, cảng và doanh nghiệp nhập khẩu
Chỉ khi có D/O, cảng mới thực hiện bàn giao hàng hóa cho người nhận. Đây là khâu trung gian quan trọng, đảm bảo hàng hóa được giải phóng đúng người, đúng thời điểm.
- Đảm bảo an toàn và tính minh bạch cho hàng hóa
Trên lệnh giao hàng có đầy đủ thông tin về tàu, số vận đơn, số container và tình trạng hàng. Những dữ liệu này giúp các bên trong chuỗi logistics phối hợp chính xác, hạn chế rủi ro thất lạc hoặc nhầm lẫn.
3. Ai thu phí D/O và ai phải trả
Phí Delivery Order được hãng tàu hoặc đại lý của hãng tàu tại cảng đến thu. Người có nghĩa vụ chi trả là người nhập khẩu hoặc đơn vị được ủy quyền nhận hàng. Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp nhập khẩu thuê dịch vụ của forwarder để thực hiện thủ tục này. Khi đó, forwarder sẽ ứng trước phí và sau đó xuất hóa đơn thu lại từ doanh nghiệp nhập khẩu.
Phí D/O luôn phát sinh ở chiều nhập khẩu, tức tại cảng đến. Người xuất khẩu thường không phải chịu loại phí này.
4. Khi nào thì cần lệnh giao hàng D/O?
- Lệnh giao hàng được lấy sau khi tàu cập cảng. Về cơ bản, lấy D/O có thể diễn ra trước, sau. Hoặc song song với việc làm thủ tục hải quan vì nó độc lập với quy trình làm thủ tục hải quan.
- Đối với lô hàng nguyên (FCL): Thông thường sau khi tàu vào cảng phải khai thác ít nhất là 8 – 12h mới xuống cảng đổi lệnh và lấy hàng được.
- Đối với lô hàng lẻ (LCL): Thông thường phải mất 02 ngày để khai thác hàng về kho. Vì kho hàng còn phải làm thủ tục kéo container từ cảng về kho và khai thác từ container vào kho.
5. Quy trình lấy Delivery Order
Để nhận được lệnh giao hàng từ hãng tàu hoặc đại lý, doanh nghiệp nhập khẩu cần thực hiện tuần tự các bước như sau:
- Bước 1: Delivery Order do hãng tàu/Forwarder cấp để consignee nhận hàng.
Trước đó bạn sẽ nhận được giấy thông báo hàng đến (Arrival Notice) từ hãng tàu thông qua FWD.
- Bước 2: Trong trường hợp lệnh nối. Sau khi nhận được B/L và giấy báo hàng đến từ hãng tàu.
Để có được bộ chứng từ đầy đủ cùng với một vài giấy giới thiệu từ bên công ty khách hàng. Bạn sẽ sẽ đến hãng tàu hoặc đại lý giao nhận khác để lấy lệnh.
- Bước 3: Đối với hợp đồng thanh toán bằng thư tín dụng (L/C).
Khi đến hãng tàu nhận bộ lệnh giao hàng. Nhân viên phải mang vận đơn gốc có ký hậu của ngân hàng và giấy giới thiệu của công ty.
Trường hợp nhận bộ lệnh giao hàng tại đại lý giao nhận khác, chỉ cần mang giấy giới thiệu. Sau đó thông báo hàng đến là có thể nhận bộ lệnh giao hàng.
6. Các loại Delivery Order trong thực tế
Delivery Order có nhiều hình thức khác nhau, tùy thuộc vào tình huống giao nhận.
Delivery Order do hãng tàu phát hành
Đây là loại phổ biến nhất. Hãng tàu phát hành trực tiếp cho người nhập khẩu khi doanh nghiệp đứng tên trên vận đơn.
Delivery Order do forwarder phát hành
Trong trường hợp doanh nghiệp nhập khẩu mua cước vận tải thông qua forwarder, hãng tàu sẽ cấp D/O cho forwarder, sau đó forwarder phát hành D/O cho chủ hàng.
Delivery Order điện tử
Với sự phát triển của công nghệ số, nhiều hãng tàu và cảng đã áp dụng lệnh giao hàng điện tử. D/O điện tử giúp giảm giấy tờ, tiết kiệm thời gian và nâng cao bảo mật thông tin.
Delivery Order nội địa
Ngoài quốc tế, một số trường hợp vận chuyển container nội địa cũng sử dụng lệnh giao hàng. Nguyên tắc phát hành và sử dụng tương tự quốc tế, chỉ khác về phạm vi áp dụng.
7. Những thông tin quan trọng trên lệnh Delivery Order
Một lệnh giao hàng chứa đựng nhiều thông tin quan trọng mà doanh nghiệp cần kiểm tra cẩn thận.
Thông tin về hãng tàu hoặc đại lý phát hành
Đây là chủ thể có trách nhiệm cấp lệnh và bàn giao hàng hóa.
Thông tin tàu và chuyến tàu
Bao gồm tên tàu, số chuyến, ngày tàu đến. Những dữ liệu này giúp định vị chính xác lô hàng.
Số vận đơn (Bill of Lading number)
Đây là liên kết pháp lý giữa lệnh giao hàng và hợp đồng vận tải quốc tế, bảo đảm sự đồng nhất trong giao nhận.
Thông tin về người nhận hàng
Tên doanh nghiệp nhập khẩu hoặc đơn vị được ủy quyền phải trùng khớp với chứng từ vận tải. Đây là yếu tố xác minh tính hợp pháp khi nhận hàng.
Thông tin chi tiết lô hàng
Bao gồm số container, số seal, loại hàng hóa, số lượng kiện, trọng lượng và thể tích. Đây là căn cứ để đối chiếu khi nhận hàng thực tế.
Thời hạn hiệu lực của D/O
D/O có thời hạn cụ thể, thường tính từ ngày cấp đến một mốc nhất định. Nếu quá hạn, doanh nghiệp có thể phải xin cấp lại và phát sinh thêm chi phí lưu bãi.
8. Những lưu ý quan trọng về phí D/O và lệnh giao hàng
Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ thông báo hàng đến để nắm rõ thủ tục và các khoản phí phải trả. Bộ chứng từ cần chuẩn bị đầy đủ, hợp lệ để tránh đi lại nhiều lần. Doanh nghiệp cũng cần theo dõi sát tiến độ tàu để lấy D/O kịp thời, tránh phát sinh phí lưu container hoặc lưu bãi. Trong trường hợp sử dụng dịch vụ của forwarder, cần yêu cầu cung cấp bản sao D/O và hóa đơn để kiểm soát chi phí minh bạch.
Phí Delivery Order là một trong những phụ phí quan trọng và bắt buộc trong hoạt động nhập khẩu hàng hóa. Đây là khoản chi phí mà người nhập khẩu phải trả cho hãng tàu hoặc đại lý để được cấp lệnh giao hàng. Delivery Order không chỉ có giá trị pháp lý mà còn là điều kiện cần để doanh nghiệp hợp pháp nhận hàng tại cảng. Việc nắm rõ khái niệm, quy trình, các loại lệnh giao hàng cũng như những thông tin quan trọng trên D/O sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong hoạt động logistics, hạn chế rủi ro và tối ưu chi phí.
